Archivační a skartační řád



Archivační a skartační řád

Ekoregion Úhlava, z.s.

 

  1. Úvodní ustanovení
  • Archivační a skartační řád je vnitřní předpis MAS Ekoregion Úhlava, který upravuje postup pro manipulaci s dokumenty a jejich vyřazování skartačním řízením. Všeobecné zásady tohoto řízení jsou stanoveny zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
  • Archivační a skartační řád upravuje postup při nakládání s dokumenty po jejich vyřízení a jejich vyřazování po uplynutí skartačních lhůt na základě právních předpisů a jiných relevantních pravidel.
  • Dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková, elektronická nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové (psané, tištěné) nebo digitální, která je MAS vytvořena nebo je jí doručena.

 

  1. Nakládání s dokumenty
  • Nakládání s dokumenty se rozumí přijímání, evidence, oběh, vyhotovování, odesílání a ukládání. Manipulace musí být vedena jednotně, přehledně a musí umožňovat úplnou a přesnou evidenci za účelem získání úplných a přehledných informací potřebných pro činnosti MAS.
  • S dokumenty a jednotlivými spisy až do jejich vyřízení pracují zaměstnanci MAS, případně další pověřené osoby.
  • Dokumenty obsahující důvěrné a osobní skutečnosti musí být chráněny před únikem dat a jejich zneužitím.
  • Dokumenty se přijímají zpravidla v kanceláři MAS. V případě, že dojde k předání dokumentů mimo kancelář, musí být tyto neprodleně předány k zaevidování v kanceláři MAS.
  • Veškeré dokumenty jsou ukládány v kanceláři MAS. Vyřízené dokumenty se ukládají podle věcného obsahu. Za úplnost a přehlednost odpovídají příslušní zaměstnanci kanceláře MAS. Písemnosti se ukládají v pořadačích, deskách či krabicích, elektronické dokumenty ve služebních počítačích pověřených osob a jako záloha na přenosném datovém disku.
  • Zpracovatel určený vedoucím zaměstnancem k vyřízení dokumentu odpovídá za formální stránku, včasné a správné vyřízení.
  • Písemnosti se odesílají poštou (listovní zásilky obyčejné, doporučené, do vlastních rukou), datovou schránkou, elektronickou poštou případně osobním předáním proti podpisu příjemce.
  • V kanceláři jsou dokumenty uloženy po dobu minimálně jednoho roku, následně jsou archivovány a skartovány dle příslušných lhůt.
  • Uchovávány jsoudokumenty
    • zápisy a usnesení orgánů spolku včetně příloh a prezenčních listin
    • osobní složky zaměstnanců
    • projekty MAS a přílohy k projektům
    • projekty žadatelů a přílohy k projektům
    • protokoly a formuláře týkající se administrace a výběru projektů
    • výroční zprávy
    • účetní doklady
    • smlouvy

 

  1. Archivace dokumentů
  • Za provádění archivace je odpovědnou osobou dle tohoto řádu vedoucí zaměstnanec nebo jiný pověřený zaměstnanec MAS.
  • Archivační lhůty se odvíjejí od doby určené právními předpisy ČR a EU.
  • Po uplynutí jednoho roku jsou dokumenty uloženy v archivu MAS dle příslušné skartační lhůty. Skartační lhůta vyjadřuje dobu, po kterou dokument zůstává po vyřízení uložen v MAS. Lhůta se počítá od 1. dne roku následujícího po vyřízení a uzavření dokumentu nebo celého spisu.

 

4. Skartace dokumentů:

(a) Skartace se provádí v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.  

(b) Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost MAS a to tak, že vedoucí zaměstnanec MAS společně s dalším určeným pracovníkem provede skartační návrh, který schvaluje předseda MAS.

(c) Za provádění skartace je odpovědnou osobou dle tohoto řádu vedoucí zaměstnanec nebo jiný pověřený zaměstnanec MAS.

(d) Písemnosti se po skončení archivační lhůty zničí. Skartační lhůta začíná běžet prvním dnem roku následujícího po vyřízení písemnosti. Skartace písemností bude provedena po uplynutí skartačních lhůt, které vychází z výše uvedených archivačních lhůt.

(e) Seznam skartovaných dokumentů je veden ve skartační knize. Návrh na skartování dokumentů podává a dohled nad Archivačním a skartačním řádem má vedoucí zaměstnanec MAS.

 

 4. Platnost Archivačního a skartačního řádu

Archivační a skartační řád vstupuje v platnost a nabývá účinnosti dnem schválení.